¿Por qué los programas de Onboarding son importantes?

Muchas organizaciones invierten recursos sustanciales en los programas de Onboarding, que se entienden como un proceso por medio del cual las personas son socializadas con la cultura corporativa y se sienten bienvenidas.
 
Mientras algunos gerentes piensan que un programa de Onboarding no significa nada más que la orientación corporativa –lo cual tiende a enfocarse en familiarizar a los nuevos empleados con las reglas de la organización (hora de entrada, cómo pedir permisos, etc)- otros tienen una visión más amplia del concepto. ¿Qué debería incluir un programa de Onboarding? ¿Por qué es importante? ¿Quién debería hacer qué en un programa de Onboarding? Este artículo responde esas preguntas.


 
¿Qué debería incluir un programa de Onboarding?
 
Un programa de Onboarding es una oportunidad para facilitar la socialización de una persona con la cultura corporativa. Los nuevos empleados son socializados de formas planeadas y de formas no planeadas. Las formas planeadas pueden incluir briefs por parte del departamento de recursos humanos, jefes directos y tutores dentro de una capacitación en el puesto de trabajo. Las no planeadas pueden incluir conversaciones casuales o historias narradas por los compañeros de trabajo, sobre la organización, los jefes u otros compañeros.
 
Ahora bien, con cada nueva contratación, la cultura corporativa cambia ligeramente. Ese proceso de socialización inversa y se llama personalización. La personalización es más fuerte en el caso de la alta gerencia. Un nuevo CEO, por ejemplo, puede tener un efecto dramático en la organización de acuerdo a qué es lo que ella o él considera importante o no importante.
 
Un programa de Onboarding debería incluir:
  • Misión, metas estratégicas y competidores.
  • Estructura organizacional.
  • Políticas y reglas de trabajo de Recursos Humanos.
  • Salario y beneficios.
  • Descripción del trabajo y metas de desempeño.
  • Cronograma de la Estrategia de Aprendizaje.
 
También debería incluir otros temas como:
  • Tour físico o virtual por las instalaciones.
  • Presentar al nuevo empleado con las personas clave y compañeros.
  • Tour del espacio de trabajo específico.  
  • Regulaciones de seguridad (fuego, tormentas, seguridad laboral, etc).
  • Asuntos sanitarios (cualquier peligro o situación en el lugar de trabajo).
 
La mayoría de las organizaciones incluyen esos temas básicos acertadamente. De hecho, un estudio encontró que cerca del 95% de las organizaciones en Estados Unidos ofrece alguna forma de orientación planeada.
Pero la orientación no es suficiente. Los nuevos empleados deben ser integrados con sus pares y sentirse bienvenidos y valorados. Eso significa que deben ser invitados a eventos sociales y conocer a las personas para quienes trabajan. Una forma de hacer eso es definiendo acertadamente los roles de facilitador y tutor. El facilitador debe ayudar al nuevo empleado a incorporarse rápidamente en su puesto de trabajo. Eso generalmente se hace a través de un proceso planeado de aprendizaje en el puesto de trabajo. Por el contrario, el tutor es quien debe hacerlo sentir bienvenido. Eso puede incluir presentarle a sus pares de trabajo, asegurándose de que sea invitado a eventos (oficiales y extraoficiales), o incluso invitándolo a su casa o a la de su jefe directo.


 
¿Por qué son importantes los programas de Onboarding?
 
Si el programa de aprendizaje en el puesto de trabajo es insuficiente, el trabajador se va a tardar más en ser totalmente productivo. Eso le cuesta tiempo y dinero a la organización, así como trabajo adicional y estrés a sus pares. Y si el aspecto social de esa socialización es insuficiente, entonces el nuevo trabajador desarrolla malas impresiones acerca de la organización en la que trabaja. Eso puede llevar a una decisión temprana de buscar nuevas oportunidades de trabajo.
 
Es un hecho que las personas recién contratadas son quienes tienen más probabilidades de renunciar. En control de inventarios, hay un principio llamado UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir). Ese mismo principio aplica en la deserción.
 
¿Por qué ocurre eso? Simple. Primero, las personas que acaban de entrar a una organización todavía tienen sus hojas de vida circulando en otras. Así que probablemente pueden recibir una oferta de trabajo. Segundo, las personas recién contratadas tienen poco que perder porque han desarrollado pocos lazos que los aten socialmente a la organización.
 
Así que para incrementar la retención, es importante asegurarse de que los nuevos trabajadores se sientan bienvenidos. Eso es particularmente cierto en personas altamente talentosas en programas de talento porque son los empleados más deseados y pueden tener poco que perder si son contratados en último lugar.  


 
¿Quién debería hacer qué en un programa de Onboarding?
 
Diferentes stakeholders desempeñan distintos roles en un programa de Onboarding. Es por eso que es importante clarificar quién debe hacer qué.
 
El departamento de recursos humanos debe familiarizar a los trabajadores con las políticas de la organización, las reglas, los salarios, los beneficios y las instalaciones. El jefe directo debe aclarar las responsabilidades y los estándares de desempeño. El facilitador debe aclarar los requerimientos diarios y los procesos. Y el tutor debe hacer sentir al nuevo trabajador bienvenido, presentándole a las personas clave y asegurándose de que sea invitado a eventos formales e informales.
Con esas responsabilidades claras, alguien debe asegurarse de que cada grupo haga lo que le corresponde. Una forma de asegurarse eso es capacitando a cada grupo sobre qué y cómo ejercer su rol.

 

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